inventario telefonía

Un inventario de telefonía es una parte importante, pero a menudo pasada por alto, de la infraestructura de tecnología de la información (TI) de cualquier organización.

Un inventario de telecomunicaciones cataloga todos los dispositivos utilizados por una organización con la información detallada sobre cada dispositivo, incluida su marca, modelo y número de serie. Además, se enumeran todas las líneas de la empresa incluidas las inactivas (a modo de histórico), incluyendo la fecha de puesta en servicio de cada línea. También se documenta el tipo de servicio, como voz, datos o video y el ancho de banda o velocidad de cada línea.

El inventario puede contener tantos datos como sean necesarios, usuarios, CECOS, departamentos, etc.

¿Cuál es la finalidad de tener un inventario?

El propósito principal de un inventario de telecomunicaciones es ayudar a las organizaciones a rastrear y administrar sus dispositivos y sistemas de comunicaciones.

El inventario se puede utilizar para evaluar la antigüedad y el estado de la infraestructura de comunicaciones de una organización, identificar equipos redundantes u obsoletos y planificar actualizaciones o expansiones futuras.

Además, el inventario se puede utilizar para realizar un seguimiento de los cambios en el servicio, identificar servicios faltantes o interrumpidos y dar solución a problemas con el servicio de telefonía. Se puede hacer repartos de coste en función de CECOS, departamentos, CIF,… Al tener un registro detallado de todos los dispositivos y sistemas de comunicaciones de la organización, el personal de TI puede identificar más fácilmente qué dispositivos pueden haber estado involucrados en un incidente de seguridad o una violación de datos.

Las áreas de Helpdesk a menudo tienen que resolver incidencias que tienen que ver con los teléfonos, ya sea un problema con el sistema telefónico en sí o con el teléfono de una persona. A menudo, estos problemas se resuelven rápidamente, pero hay momentos en que el equipo de soporte técnico tiene que trabajar horas extras para que todo vuelva a funcionar.

¿Cómo gestionar el inventario?

Un sistema TEM (Telecom Expense Management) proporciona un inventario centralizado de todos los servicios de telefonía. Esto puede ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para administrar y mantener un inventario preciso de los servicios de telefonía. Acceder de forma fácil a toda la información produce efectos positivos en todas las áreas de la empresa.

El sistema puede proporcionar datos en tiempo real sobre los niveles de existencias, el uso y las fechas de vencimiento. Esta información permite a las empresas tomar mejores decisiones sobre cuándo pedir más teléfonos, cuántos teléfonos pedir y qué modelos comprar.

El primer paso para implementar una solución TEM es hacer la Auditoría del inventario para dar respuesta a las preguntas que toda empresa debe hacerse:

    1. ¿Se corresponde mi inventario conocido con el REAL?  
    2. ¿Y con lo que me factura el operador?   
    3. ¿Y con los servicios asociados a cada línea?
    4. ¿Está cada línea en su Centro de Coste / Usuario correcto?

Por nuestra experiencia en auditorías realizadas tanto a grandes empresas como a Pymes sabemos que:

  • En el 85% de los casos, el resultado final no refleja la situación real de la flota.
  • Existen un 10% de teléfonos descontrolados que no se sabe en qué parte de la empresa están.
  • La facturación es un 20% mayor de lo estimado con el inventario teórico.

Una vez hecha la auditoría, en Telcomunity proporcionamos una serie de informes navegables muy operativos con el coste real que están suponiendo a la empresa y toda la información necesaria para la toma de decisiones.

Además, te ayudamos a definir y llevar a cabo una correcta política de uso, unos procedimientos adecuados y podrás contar con una aplicación potente y pensada exclusivamente para este tipo de análisis y control.

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    • Condiciones del operador aplicadas en factura.
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