Sin ningún tipo de supervisión los servicios de comunicaciones pueden volverse un gasto demasiado elevado para su empresa. Por ello, el control de telefonía es una tarea urgente que puede optimizar significativamente su presupuesto, permitiendo la inversión en otras áreas o departamentos fundamentales de su organización.

La telefonía empresarial en la actualidad es una herramienta indispensable para el desarrollo de las actividades comerciales de una empresa, ya que gracias a ella se coordinan los equipos de trabajo, proveedores, socios, distribuidores e incluso se brinda asistencia a los clientes.

Sin embargo, hay problemas como líneas ociosas, consumos excesivos, duplicidades y necesidades sobredimensionadas que pueden ser resueltos con un mejor control sobre la telefonía y los usuarios que hacen uso de ella. En este artículo abordamos cómo lograrlo.

El control de telefonía: comenzar precisando cuánto se paga y por qué 

La falta de claridad sobre la facturación es el primer problema que deberá abordarse en un proceso de control. Es muy importante precisar por cuáles servicios está pagando su empresa, cuál es el importe de cada uno de ellos y si realmente están siendo usados de la forma correcta.

Al trabajar en el control de telefonía nos encargamos de revisar a detalle la información de cada una de las líneas y las tarifas asignadas. También, los datos de consumo de cada usuario. Si están por encima o muy por debajo del promedio establecido para así verificar si los servicios cumplen con las necesidades o, por el contrario, se deben renegociar nuevos acuerdos con la compañía telefónica.

Revisión de planes 

Con mucha frecuencia los planes de servicio incluyen tarifas fijas que no satisfacen los requerimientos de la empresa y otros servicios complementarios que abultan el importe de las facturas y que no tienen utilidad real para la organización. Los servicios sobredimensionados también resultan en un grave inconveniente en temas de dinero.

Por otro lado, los usuarios que por sus labores necesitan de consumo más alto de lo tarifado pueden sufrir de una reducción de sus comunicaciones y, por ende, de su productividad. Otros mecanismos necesarios para ejercer un control de telefonía son:

• Implementar un sistema automatizado de auditoría de la facturación.
• Centralizar la gestión del inventario de las líneas telefónicas activas.
• Generación de reportes con datos cruzados de presupuesto e inventario para descubrir posibles costes ocultos.
• Supervisión y control del servicio de roaming para trabajadores que viajan al extranjero.

Comunicación y concienciación sobre el consumo individual en su organización 

En Telcomunity parte de nuestros servicios es ofrecer información actualizada y rápida sobre los consumos individuales. Así el usuario de la línea podrá conocer a través de notificaciones cuál es el uso destinado a las telecomunicaciones, validar y justificar el gasto. Del mismo modo, su empresa podrá tomar decisiones sobre la reasignación de líneas y conseguir una mejor negociación con las compañías proveedoras.