La ausencia de una auditoría eficaz de la facturación telefónica o la revisión manual de los importes cobrados hacen imperceptibles los errores de facturación. Errores que, con demasiada frecuencia, drenan una parte importante del presupuesto de las empresas y que favorecen la contratación de servicio ociosos.

Existen una serie de equivocaciones comunes que mes a mes pueden repetirse en las facturas. Es importante que los departamentos de compras, líderes o responsables de IT permanezcan atentos para evitar importes errados y problemas en el registro contable.

Errores de facturación en la aplicación de los términos del contrato 

Las empresas tienen acuerdos de servicios específicos con las compañías telefónicas. Los programas que se emplean para realizar la facturación pueden no tomar en cuenta las especificidades del contrato haciendo un mal procesamiento de la información.

Tenga en cuenta que muchos de los errores de facturación pueden evitarse corroborando si las facturas respetan los términos acordados con la compañía y en caso de discrepancias hacer los reclamos correspondientes para obtener una devolución.

Falta de detalle en los importes facturados 

Las facturas enviadas por la compañía telefónica deben estar perfectamente descritas en los importes a cobrar, con detalles como los segundos, minutos u horas de llamadas. Lo mismo con otros servicios como mensajes SMS o datos, buzón de mensaje, llamadas locales, nacionales o internacionales, tiempo de conexión y el importe asignado a cada uno.

Equivocaciones en los datos de identificación 

Una factura con datos mal escritos no es válida y dicho error puede generar retrasos en la contabilidad. Sin embargo, son detalles que por rutina en la revisión manual pueden no identificarse. Un software con función de auditoría tiene la capacidad de identificar la validez de datos como el NIF, razón social, nombre completo de la empresa y su dirección.

Los errores en la fecha y la numeración hacen que las facturas pierdan su valor ante la Agencia Tributaria y generar problemas en la justificación y pago de impuestos.

Cobros excesivos en servicios contratados 

Hay errores de facturación que se ocasionan por cobros de minutos que están contemplados dentro de los paquetes de llamadas contratados. También, consumos de datos que se han realizado dentro del límite de Megas o Gigabytes contratados por su empresa.

Para detectar los errores es importante sumar los consumos realizados en las líneas para comprobar si no se han sobrepasado los límites establecidos en el contrato. En muchas ocasiones las facturas contemplan importes extras de consumos que deben ser cubiertos por las tarifas previamente acordadas.

Este proceso para detectar errores aplica para las tarifas por llamadas especiales, el roaming y las suscripciones a los que posiblemente se les haya solicitado una restricción estipulada en el contrato.

La tarea manual de detectar estos y otros errores puede tomar mucho esfuerzo y no siempre brindar los resultados esperados. En Telcomunity ofrecemos la solución automatizada Contract para simular con precisión los servicios activos y los estatus de las líneas para así poner en evidencia los errores de facturación.

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